• Cuando el estudiante lo requiere, elabora carta de presentación ante las distintas entidades, previa presentación de fotocopia del recibo de pago o del carné refrendado, por parte del estudiante, junto con los datos de la empresa. (nombre de la empresa, nombre de la persona a quien se dirigirá la carta y el cargo de dicha persona)
• Recibe anteproyecto y documentos anexos y los revisa para confirmar que se encuentran en orden.  Si es así, otorga el visto bueno para que se radique el anteproyecto en el Consejo de Carrera respectivo.
•  Recibe el anteproyecto después de aprobación del consejo de carrera de cada coordinación, acompañado del oficio remisorio en el formato establecido.  Revisa documentos anexos al anteproyecto respecto al acuerdo, e ingresa información de la pasantía a la Base de Datos de pasantías.
•  Recibe y revisa actas de seguimiento y actualiza Base de Datos de pasantías.
•  Recibe y radica documentación relacionada con los anteproyectos: a. Carta de cambio de directores y b. Carta de prorroga de la pasantía
• Recibe acta final con la evaluación final por parte de los Directores Interno y externo.
• Recibe acta de presentación pública de la pasantía ante la comunidad académica.
• Mantiene actualizados los archivos físicos de los anteproyectos bien elaborados.

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO DE ANTEPROYECTO DE PASANTÍA

·    PORTADA
·    TABLA DE CONTENIDO
·    · CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN
·    · CAPÍTULO 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
·    · CAPÍTULO 3. OBJETIVOS
·      GENERALES
·      ESPECÍFICOS
·    · CAPÍTULO 4. JUSTIFICACIÓN
·    · CAPÍTULO 5. MARCO TEÓRICO (MÁXIMO 25 HOJAS)
·    · CAPÍTULO 6. ALCANCES Y LIMITACIONES
·    · CAPÍTULO 7. METODOLOGÍA
·    · CAPÍTULO 8. RECURSOS
·    · CAPÍTULO 9. PRESUPUESTO
·    · CAPÍTULO 10. CRONOGRAMA
·    · CAPÍTULO 11. BIBLIOGRAFÍA

En la parte final del anteproyecto colocar una hoja con la palabra ANEXOS y adjuntar:

• Carta de solicitud de aprobación de la pasantía y designación de revisores; firmada por el(los) estudiantes
• Carta de aceptación de la dirección interna (un docente de planta de la Facultad)
• Carta de aceptación de la dirección externa (un profesional de la empresa)
• Hoja de vida del director externo
• Registro en Cámara de Comercio de la empresa (si es privada) con fecha no mayor a 6 meses de expedido
• Sábana de notas del estudiante
• Si existe Convenio, copia del mismo
• Si ya firmó contrato, copia del mismo.
• Acta de Compromiso de la empresa donde se especifiquen las actividades ingenieriles a desarrollar por el estudiante en el marco de su Pasantía, condiciones y contraprestaciones del trabajo a realizar.
• Entregar el anteproyecto en la Oficina de Pasantías de la Facultad, para la revisión de los documentos legales por parte del Comité.
• Una vez obtenido el visto bueno de la Oficina de Pasantías, puede radicar su anteproyecto ante el Consejo de Carrera.

EL DOCUMENTO DEBERÁ PRESENTARSE IMPRESO A DOBLE CARA

Nota: Los anteproyectos se radicarán en tres ejemplares argollados (un original y dos copias), el color de la pasta estará de acuerdo con la carrera: Ing. Sistemas (Rojo); Ing. Industrial (Azul); Ing. Electrónica (Negro); Ing. Catastral (Verde), Ing. Eléctrica (Vinotinto)

El contrato de trabajo debe ser firmado y entregado después de la aprobación del anteproyecto por parte del Consejo de Carrera del Proyecto Curricular; pero es posible aceptar que un contrato se firme ántes de la aprobación del anteproyecto por parte del Consejo de Carrera, en los siguientes casos:

·    Si el contrato es de 8 meses o mas
·    Si el contrto es de 6 meses pero la empresa se compromete a realizar una prórroga al contrato, para completar el tiempo que haga falta

Lo anterior por cuanto es necesario que el estudiante se encuentre vinculado a la empresa durante todo el tiempo de desarrollo de la pasantía
Si existe convenio entre la Universidad y la Empresa no firma contrato, se debe entregar la copia del convenio y un documento que muestre la vinculación del estudiante a la empresa y al convenio, en el cual esté registrada la fecha de inicio y de finalización de la pasantía.  Las copias de los convenios se pueden conseguir en el 10o piso de la torre administrativa, Oficina de Relaciones Interinstitucionales.

CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

Los convenios interinstitucionales son suscritos entre la universidad y el sector productivo, estos convenios pueden ser de cooperación académica e investigación, ínter administrativos, de cooperación, de solidaridad, de practicas empresariales, de movilidad nacional e internacional, entre otros, con la finalidad de aunar esfuerzos para el desarrollo de proyectos conjuntos a nivel distrital, nacional e internacional, que apoyen y soporten los tres pilares de quehacer de la universidad: Investigación, Docencia y Extensión